Mapping-Fehler: Häufige Fehler beim GxP-Temperatur-Mapping und wie Sie diese vermeiden

Temperatur-Mapping-Fehler treten häufiger auf, als die Pharmaindustrie gerne zugeben würde, und viele davon lassen sich vermeiden.

Laut Stephanie Punter, Leiterin des GxP-Teams und des Projektbereichs sowie stellvertretende Qualitätsbeauftragte für Nord- und Südamerika bei ELPRO, sind die Fehler, die Mapping-Studien zum Scheitern bringen, zu Audit-Befunden führen und die Datenintegrität gefährden, selten ungewöhnlich. Sie sind in der Regel das Ergebnis unzureichender Planung, unklarer Kommunikation und Dokumentationspraktiken, die den GxP-Anforderungen nicht genügen.

Viele der häufigsten Fehler lassen sich durch gute Vorbereitung und Kommunikation vermeiden. Machen Sie sich zunächst ein Bild von der Anlage, den Produktanforderungen und den potenziellen Temperaturrisiken.

Stephanie Punter, GxP Team Lead & Projects, stellvertretende Qualitätsbeauftragte für Nord- und Südamerika, ELPRO

Die häufigsten Fehler beim Temperatur-Mapping in der Pharmaindustrie

Auf die Frage, welche Erfassungsfehler am häufigsten auftreten, stimmt Stephanies Antwort mit den Erfahrungen überein, die Auditoren und Qualitätsteams in der Praxis machen: Die Probleme sind oft ganz einfach, und genau das macht sie so frustrierend.

 Zu den häufigsten Fehlern zählen falsche oder unvollständige Dokumentation, falsch platzierte oder an falschen Orten angebrachte Datenlogger, Anpassungen der HLK-Temperatursollwerte während der Studie ohne entsprechende Dokumentation sowie die Nichteinhaltung genehmigter Protokolle in ihrer vorgeschriebenen Form.

Was mich überrascht, ist, wie häufig Probleme im Zusammenhang mit der Dokumentation auftreten. Die Mapping-Daten selbst mögen zwar vollkommen brauchbar sein, doch eine mangelhafte oder unvollständige Dokumentation kann es erschweren, genau nachzuvollziehen, was während der Studie geschehen ist, und die Auswirkungen etwaiger Abweichungen zu bewerten.

Stephanie Punter, GxP Team Lead & Projects, stellvertretende Qualitätsbeauftragte für Nord- und Südamerika, ELPRO

Dies ist ein entscheidender Punkt. Eine fachlich fundierte Mapping-Studie kann durch Mängel in der Dokumentation unbrauchbar werden, die es den Prüfern unmöglich machen, nachzuvollziehen, was tatsächlich geschehen ist. Die Daten mögen zwar gut sein, die Dokumentation darüber, wie sie erhoben wurden, ist es jedoch möglicherweise nicht.

Falsche Sensorplatzierung: Wie es dazu kommt und warum es wichtig ist

Einer der schwerwiegendsten technischen Fehler bei einer Mapping-Studie zur Lagerung von Arzneimitteln ist die Anbringung von Sensoren an falschen Stellen. In diesem Fall erfasst die Studie möglicherweise nicht die Temperaturbedingungen in den Bereichen, auf die es am meisten ankommt.

Dies kann passieren, wenn die Raumpläne veraltet sind oder wenn die Anordnung der Einrichtungen und die Standorte der Logger nicht klar definiert sind.

Stephanie Punter, GxP Team Lead & Projects, stellvertretende Qualitätsbeauftragte für Nord- und Südamerika, ELPRO

Die Folgen können erheblich sein. Kritische Bereiche werden möglicherweise gar nicht erfasst, wodurch Lücken in den Temperatur-Mapping-Daten entstehen und kein vollständiges Bild der Temperaturverteilung sowie der damit verbundenen Risiken innerhalb der Anlage vorliegt. Eine Mapping-Studie, die die relevanten Bereiche nicht ausreichend charakterisiert, kann die Entwicklung von SOPs, die Platzierung von Überwachungssensoren oder Entscheidungen im Risikomanagement nicht zuverlässig unterstützen. Dadurch wird die Grundlage für die Einhaltung von Compliance-Anforderungen, ein wirksames Risikomanagement und die Sicherstellung spezifikationsgerechter Lagerbedingungen geschwächt.

Wann treten im Prozess die meisten Fehler auf?

Bei jeder Mapping-Studie birgt die Planungsphase das höchste Risiko.

Während der Planungsphase ist es entscheidend, sicherzustellen, dass Anlagenlayouts korrekt sind, die beteiligten Teams informiert und angemessen geschult werden und Rollen sowie Erwartungen klar definiert sind. Eine konsistente und klare Kommunikation vor, während und nach dem Projekt ist entscheidend für den Erfolg einer Mapping-Studie.

Stephanie Punter, GxP Team Lead & Projects, stellvertretende Qualitätsbeauftragte für Nord- und Südamerika, ELPRO

Das ist deshalb so wichtig, weil sich Fehler in der Planungsphase häufig fortsetzen und verstärken. Ein ungenauer Grundriss führt zu einer falschen Platzierung der Datenlogger. Unklar definierte Verantwortlichkeiten führen zu Protokollabweichungen, die möglicherweise nicht dokumentiert werden. Unzureichende Schulungen verursachen Dokumentationsfehler, die ein Auditor oftmals sofort erkennt. Bis die Studie abgeschlossen ist, hat sich aus einem anfänglichen Planungsfehler ein Problem der Datenintegrität entwickelt

GxP-Dokumentationsmängel bei Audits: Was Auditoren tatsächlich finden

Nach der Erfahrung von Stephanie Punter sind die Dokumentationsfehler, die bei GxP-Audits auffallen, meist weder ungewöhnlich noch besonders technisch. Häufig handelt es sich um grundlegende Mängel in der Dokumentation, die durch eine gute Schulung und klare Vorgaben vermeidbar wären.

Der Massstab, auf den sie verweist, sind die ALCOA-Prinzipien. Demnach müssen Aufzeichnungen zuordenbar (Attributable), lesbar (Legible), zeitnah erstellt (Contemporaneous), im Original oder als echte Kopie vorhanden (Original) sowie korrekt (Accurate) sein. Diese Grundsätze bilden die Basis einer GxP-konformen Dokumentation. Dennoch beziehen sich Auditfeststellungen häufig auf Verstöße gegen eines oder mehrere dieser Prinzipien.

Ich sehe viele unvollständige Aufzeichnungen, zum Beispiel Tabellen mit einem Feld für Kommentare, das einfach leer gelassen wurde. Ausserdem sehe ich Korrekturen, bei denen der ursprüngliche Eintrag durchgestrichen oder überkritzelt wurde und nicht mehr lesbar ist.

Stephanie Punter, GxP Team Lead & Projects, stellvertretende Qualitätsbeauftragte für Nord- und Südamerika, ELPRO

Beide Beispiele sind für Auditoren leicht zu erkennen. Gleichzeitig lassen sie sich auch leicht vermeiden. Jedes Feld in einem Mapping-Protokoll sollte vollständig und angemessen ausgefüllt werden. Korrekturen müssen so vorgenommen werden, dass der ursprüngliche Eintrag erhalten und weiterhin nachvollziehbar bleibt. Das Überkritzeln eines Eintrags wirkt nicht nur nachlässig, sondern kann auch Fragen darüber aufwerfen, ob Informationen bewusst verborgen werden sollten, selbst wenn dies nicht der Fall ist.

Muss eine fehlerhafte Studie wiederholt werden? Das hängt von der Dokumentation ab

Wenn bei einer Temperatur-Mapping-Studie Fehler auftreten, entscheidet vor allem die Qualität der Dokumentation darüber, ob die Daten weiterhin verwendet werden können oder ob die Studie wiederholt werden muss.

Eine gute Dokumentation kann oft dazu beitragen, dass die Daten weiterhin verwendbar bleiben. Wenn ein Datenlogger an der falschen Stelle platziert wurde, wir aber genau wissen, wo er tatsächlich positioniert war, können die Daten dennoch nützlich sein und gegebenenfalls in die Studie einbezogen werden.“

Stephanie Punter, GxP Team Lead & Projects, stellvertretende Qualitätsbeauftragte für Nord- und Südamerika, ELPRO

Dasselbe Prinzip gilt für andere Abweichungen während der Studie. Wird beispielsweise während der Studie ein Temperatur-Sollwert geändert und ist eindeutig dokumentiert, wann die Änderung erfolgt ist und welcher neue Sollwert festgelegt wurde, können die Daten unter Umständen weiterhin ausgewertet werden. Entscheidend ist eine vollständige, genaue und transparente Dokumentation, die es Prüfern ermöglicht, den Ablauf nachzuvollziehen und die Auswirkungen der Abweichung zu bewerten.

Nicht mehr zu retten sind dagegen Studien, bei denen die Dokumentation eine solche Nachvollziehbarkeit nicht zulässt. Wenn unklar oder nur unvollständig dokumentiert ist, was tatsächlich passiert ist, kann die Integrität der Daten nicht nachgewiesen werden. In diesen Fällen muss die Studie wiederholt werden.

Fehlinterpretation von Mapping-Daten: Compliance abhaken oder Wissen aufbauen?

Einer der subtileren, aber zugleich folgenschwersten Fehler beim Temperatur-Mapping in der Pharmaindustrie liegt nicht in der Durchführung der Studie, sondern in ihrer Zielsetzung. Nach den Erfahrungen von Stephanie Punter führen viele Unternehmen Mapping-Studien lediglich durch, um Compliance-Anforderungen zu erfüllen, ohne den operativen Mehrwert der gewonnenen Daten auszuschöpfen.

Anstatt Mapping als reine Bestanden/Nicht-bestanden-Übung zu betrachten, sollte die Studie genutzt werden, um ein tieferes Verständnis der Temperaturverteilung zu entwickeln und temperaturbezogene Risiken innerhalb der Anlage zu identifizieren.

Stephanie Punter, GxP Team Lead & Projects, stellvertretende Qualitätsbeauftragte für Nord- und Südamerika, ELPRO

Wird eine Mapping-Studie richtig durchgeführt und ausgewertet, kann sie wesentlich mehr leisten als den Nachweis der Compliance. Sie kann dabei helfen, Lagerprozesse zu optimieren, die geeignetsten Positionen für die kontinuierliche Temperaturüberwachung zu bestimmen sowie Risiken frühzeitig zu erkennen und zu reduzieren. In manchen Fällen werden dadurch auch Schwachstellen bei der Produktkonditionierung, im Türmanagement oder bei der Luftzirkulation sichtbar. Werden diese behoben, profitieren sowohl die Compliance als auch die betriebliche Effizienz im Alltag.

Bei effektiver Nutzung kann eine Mapping-Studie Möglichkeiten aufzeigen, Prozesse zu verbessern, Risiken zu reduzieren und potenziell sowohl Zeit als auch Kosten einzusparen.

Stephanie Punter, GxP Team Lead & Projects, stellvertretende Qualitätsbeauftragte für Nord- und Südamerika, ELPRO

Wer Temperatur-Mapping lediglich als Pflichtaufgabe zum Abhaken betrachtet, verzichtet auf all diese Erkenntnisse. Darüber hinaus fehlt der Organisation im Problemfall häufig die notwendige Datengrundlage, um die Ursachen einer Abweichung oder eines Lagerproblems zuverlässig zu verstehen und nachzuweisen.

Nach einem fehlgeschlagenen Audit: Die Ursachen systematisch ermitteln

Wenn sich ein Pharmaunternehmen nach einem fehlgeschlagenen Audit oder einer problematischen Temperatur-Mapping-Studie an ELPRO wendet, verfolgt Stephanie Punter einen systematischen Ansatz. Zunächst unterscheidet sie zwischen zwei grundsätzlich unterschiedlichen Problemarten: Fehlern bei der Durchführung der Studie und Mängeln der Anlage selbst.

Anhand der Daten lässt sich in der Regel klar erkennen, ob das unzureichende Ergebnis einer Studie auf Fehler bei der Durchführung zurückzuführen ist oder darauf hindeutet, dass die Anlage selbst nicht ausreichend kontrolliert wird.

Stephanie Punter, GxP Team Lead & Projects, stellvertretende Qualitätsbeauftragte für Nord- und Südamerika, ELPRO

Eine gründliche Analyse umfasst die Überprüfung der durchgeführten Tests, den Zeitpunkt und die Art ihrer Durchführung, die berücksichtigten Risiken sowie die Aussagekraft der daraus gewonnenen Daten. Von diesem Punkt an hängt das weitere Vorgehen davon ab, was die Analyse ergibt.

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