Temperaturabweichungen dokumentieren

• Vollständige Messaufzeichnung von einem kalibrierten Sensor

• Start-Kennzeichnung (klares Datum und Uhrzeit)

• Stopp-Kennzeichnung (klares Datum und Uhrzeit)

• Stabilitätsbudget (Bewertungskriterien) mit klaren Bedingungen für Temperaturzonen/Grenzwerte und zulässigen Zeiten

Manchmal werden zusätzliche Kriterien definiert, wie z. B. die Anzahl der zulässigen Abweichungen oder die Anzahl der Gefrier- und Auftauzyklen. Sobald alle Daten vorliegen, kann die Bewertung durchgeführt und eine eindeutige OK- (=Freigabe) oder ALARM- (=Quarantäne) Entscheidung getroffen werden. Die Information zwischen den Beteiligten erfolgt in der Regel per E-Mail oder SMS.

Eine Temperaturabweichung kann dazu führen, dass Patienten unsichere Produkte erhalten, die unerwünschte Reaktionen hervorrufen können. Daher muss jeder Arzneimittelhersteller sicherstellen, dass alle Produkte unter den vorgeschriebenen Bedingungen aufbewahrt werden, bis sie den Patienten erreichen.

Welches sind also die richtigen Instrumente, um zu gewährleisten, dass die Patienten die richtige Qualität und vor allem sichere Arzneimittel erhalten?

Was sind Temperaturabweichungen und warum sind sie überhaupt wichtig?

Gemäss dem Leitfaden der Weltgesundheitsorganisation (WHO) ist eine Temperaturabweichung "ein Ereignis, bei dem ein zeit- und temperaturempfindliches pharmazeutisches Produkt (TTSPP) Umgebungsbedingungen ausgesetzt wird, die ausserhalb des/der für die Lagerung und/oder den Transport vorgeschriebenen Bereichs/Temperaturen liegen. Die Temperaturbereiche für Lagerung und Transport können gleich oder unterschiedlich sein, da sie auf individuellen Produktstabilitätsdaten beruhen."

Wie viele andere Produkte sind auch einige Arzneimittel temperaturempfindlich und müssen bis zum Verfall innerhalb eines begrenzten Temperaturbereichs gelagert und/oder transportiert werden. Doch anders als beispielsweise bei einer Blume, die offensichtlich an Ausstrahlung und Aroma verloren hat, ist es nicht leicht zu erkennen, wann pharmazeutische Produkte in eingebüsst haben.

Sobald temperaturempfindliche pharmazeutische Produkte Temperaturen ausgesetzt werden, die über oder unter dem angegebenen Bereich liegen, kommt es zu Temperaturabweichungen. Diese Schwankungen können ihre Wirksamkeit beeinträchtigen oder zu gesundheitlichen Beeinträchtigungen des Patienten führen. Temperaturabweichungen können überall in der Lieferkette auftreten; am Herstellungsort, während des Transports oder auch am Lagerort.

Die Rolle der Regulierungsbehörden

Sowohl die europäische als auch die US-Pharmakopöe legen fest, dass die Arzneimittelhersteller für die Qualität eines Produkts verantwortlich sind, bis es den Patienten erreicht. Während die Temperaturbedingungen an den Herstellungs- und Verpackungsstandorten in der Regel streng kontrolliert werden (GMP-Richtlinien), nimmt diese Kontrolle ab, sobald das Produkt für den Transport versandt wird.

Daher sollten die Hersteller die Sicherheit, Wirksamkeit und Qualität des Produkts bis zu seiner endgültigen Verwendung garantieren. Wenn Temperaturabweichungen auftreten, müssen sie die erforderlichen Massnahmen ergreifen.

5 Beispiele für Fehlerabweichungen und wie sie korrigiert werden können

Temperaturalarme sind nicht unbedingt ein endgültiges Ergebnis. Manchmal gibt es falsch/positive Abweichungen, die durch eine Kühlkettendatenbank korrigiert werden können. Gemäss den Erfahrungen aus Millionen von Arzneimittelsendungen, die bereits in unserer Datenbank analysiert wurden, wissen wir bei ELPRO, dass in weniger als 10% aller Fälle tatsächlich ein Temperaturalarm vorliegt (Abweichung von spezifizierten Versandbedingungen).

In der Regel ist die Hälfte der Fälle von Temperaturüberschreitungen auf einen verspäteten Halt oder andere Fehler am Zielort zurückzuführen, die als Fehlerabweichung betrachtet werden können.

Nachfolgend finden Sie Beispiele für häufige Ursachen von Fehlalarmen und den Korrekturmassnahmen:

• Früher Start, Sensor misst zu früh (bevor das Produkt geladen oder konditioniert wurde)

  Korrekturmassnahm: Die Kühlkettendatenbank bewertet die Daten mit den korrekten Zeitstempeln neu

• Keine Temperaturwerte verfügbar aufgrund eines Sensorausfalls (Sensor nicht gestartet oder kein Sensor hinzugefügt)

  Korrekturmassnahm: Wenn die Sendung mehrere Datenlogger enthält, können diese Daten möglicherweise zur Freigabe der gesamten Sendung verwendet werden

• Geringe Temperaturabweichung während des Transports

  Korrekturmassnahm: Neubewertung in der Kühlkettendatenbank anhand der Stabilitätsdaten des Produkts

• Falsche Sensoreinstellung löst einen Temperaturalarm aus

  Korrekturmassnahm: Die Kühlkettendatenbank bewertet die Daten unter Verwendung der korrekten Stabilitätsdaten neu

• Verspäteter Stopp am Zielort, Sensor misst weiter (bei Raumtemperatur)

  Korrekturmassnahm: Die Kühlkettendatenbank bewertet die Daten anhand der korrekten Zeitstempel neu

In jedem Fall ist es wichtig, einen zweistufigen Prozess einzurichten, bei dem sowohl die Logistik als auch die Qualität die Abweichungen überprüfen, bevor das Produkt freigegeben wird.

Temperaturabweichungen dokumentieren

Hersteller, die die GDP- und GMP-Richtlinien einhalten wollen, müssen über entsprechende Prozesse verfügen, um Temperaturabweichungen zu dokumentieren, zu untersuchen und zu behandeln. Im Folgenden werden bewährte Verfahren für die Dokumentation von Temperaturabweichungen am Produktionsstandort, während des Transports oder in der Lagerhaltung beschrieben.

Sammeln Sie die folgenden Informationen:

• Angaben zu der Person, die den Bericht ausfüllt

• Datum und Uhrzeit der Temperaturabweichung

• Inventar der betroffenen Produkte

• Temperatur der Lagereinheit (einschliesslich der minimalen/maximalen Temperaturen während des Ereignisses, falls verfügbar)

• Raumtemperatur (falls verfügbar)

• Allgemeine Beschreibung des Ereignisses (d. h. was geschah) - Dauer der Exposition bei Verwendung eines digitalen Datenloggers (DDL)

• Liste der anderen Gegenstände in der Einheit

• Etwaige Probleme mit der Lagereinheit oder den betroffenen Produkten vor dem Ereignis

• Andere relevante Informationen

Der Vertreiber und der Empfänger des/der betroffenen Produkts/Produkte sollten eine Benachrichtigung erhalten, wenn eine Temperaturabweichung auftritt.

7 Komponenten eines kostensparenden CAPAs für Temperaturabweichungen

Im Falle einer Temperaturabweichung verlangen die GMP- und GDP-Richtlinien einen Korrektur- und Vorbeugungsmassnahmenplan (CAPA). Dabei handelt es sich um einen strukturierten Prozess, der die Ursachen von Problemen untersucht und identifiziert und Korrekturmassnahmen festlegt, um ein erneutes Auftreten zu verhindern.

Um eine sinnvolle CAPA zu erstellen, stellen Sie folgende Fragen:

• Wer hat die Temperaturabweichung festgestellt, wann und wo?

• Welchen Umfang hat der Fall (Sendungsnummer, Lieferung, Handhabungseinheit, Palette, Produkt, Charge)

• Wie schwerwiegend ist die Abweichung?

  • Wie lautete das Etikett/der Transportzustand?

  • Welches war die höchste (oder niedrigste) gemessene Temperatur?

  • Wie hoch war die Anzahl der Stunden der Abweichung (kann das Produkt aufgrund des Stabilitätsbudgets noch freigegeben werden)?

• Was war die Hauptursache für die Abweichung?

• Welche Abhilfemassnahmen gibt es, um dieses spezifische Problem zu beseitigen?

• Sind ähnliche Fälle schon einmal aufgetreten? Gibt es Muster in den Daten?

• Können wir vorbeugende Massnahmen definieren, um sicherzustellen, dass ähnliche Situationen vermieden werden?

Für einen zuverlässigen CAPA-Prozess im Kühlkettenmanagement ist eine Datenbank erforderlich, in der alle Daten strukturiert und gut dokumentiert zur Verfügung stehen.